Nous avons tous besoin de personnes qui nous donnent du feedback. C’est ainsi que nous nous améliorons.

Bill Gates

Introduction : L’importance de donner des feedbacks pour les managers

Comprendre le feedback : définition et objectifs

Le feedback est une communication qui permet de donner aux collaborateurs une idée précise de leur performance, de leurs forces et de leurs faiblesses. Il permet également de fournir des informations sur les actions à entreprendre pour améliorer leur productivité. Le feedback peut être donné de manière formelle, telle qu’une réunion de bilan, ou de manière informelle, telle qu’une conversation autour de la machine à café ou dans le bureau, en quelques minutes.

Il existe deux types de feedbacks : le feedback positif et le feedback négatif. Le feedback positif permet de reconnaître les comportements et les résultats positifs, il renforce la motivation et la confiance des collaborateurs. Le feedback négatif permet de signaler les comportements et les résultats qui sont en dehors des normes attendues, il permet de corriger les erreurs et d’améliorer la performance.

Les objectifs principaux des feedbacks sont de :

• Améliorer les performances des collaborateurs en leur fournissant des informations sur leur productivité ;
• Renforcer la confiance et la motivation des collaborateurs en les reconnaissant pour leurs efforts et leurs résultats ;
• Favoriser le développement professionnel en fournissant des informations sur les compétences à améliorer et les opportunités de développement ;
• Améliorer les relations de travail en établissant une communication bidirectionnelle entre les collaborateurs et les managers, communication basée sur la confiance.

Les différents types de feedbacks

Il existe différents types de feedbacks qui peuvent être utilisés par les managers pour communiquer avec leurs collaborateurs. Les principaux types de feedbacks sont :

• Le feedback formel : Il s’agit de feedbacks planifiés et structurés, tels que les réunions de bilan, les évaluations de performance ou les entretiens annuels. Ce type de feedback permet aux managers de communiquer des informations détaillées sur la performance des collaborateurs, de définir des objectifs de développement professionnel et de planifier les actions à entreprendre pour améliorer la productivité ((auto-)formation, webinaires, participation à des groupes de travail, …) ;
• Le feedback informel : Il s’agit de feedbacks donnés de manière occasionnelle, informelle et souvent impromptue, comme une conversation informelle ou un compliment donné à un collaborateur pour un travail bien fait. Ce type de feedback permet aux managers de transmettre des informations immédiates sur la performance des collaborateurs, de renforcer la confiance et la motivation des collaborateurs et de maintenir une communication ouverte avec eux ;
• Le feedback 360 degrés : Il s’agit de feedbacks recueillis auprès de différentes sources, comme les managers, les collègues, les autres employés et les clients. Ce type de feedback permet aux managers d’avoir une vue globale da performance des collaborateurs et de déterminer les forces et les faiblesses de ceux-ci.

Comment donner des feedbacks constructifs

Pour donner des feedbacks constructifs, les étapes suivantes peuvent aider à être plus efficace :

• Préparez-vous : préparez-vous en réfléchissant aux points forts et aux points faibles des performances du collaborateur, et à ce que vous souhaitez lui dire ;
• Soyez spécifique : soyez spécifique dans vos commentaires, en donnant des exemples concrets pour illustrer vos points ;
• Soyez opportun : donnez des feedbacks opportuns, c’est-à-dire lorsque les choses se produisent ou dès que possible après qu’elles se soient produites ;
• Soyez bienveillant : utilisez un ton bienveillant et encourageant pour donner des feedbacks, en mettant l’accent sur les aspects positifs des performances du collaborateur ;
• Encouragez la rétroaction : encouragez les collaborateurs à vous donner des feedbacks sur vos propres performances et sur la façon dont vous donnez des feedbacks ;
• Organisez un suivi des collaborateurs : faites un suivi régulier des feedbacks donnés pour vous assurer que les collaborateurs ont compris les points soulevés et qu’ils ont mis en place des actions pour améliorer leur rendement.

La méthode O.F.F.R.I.R est une méthode couramment utilisée pour donner des feedbacks efficaces en tant que manager. Les lettres O.F.F.R.I.R représentent des étapes à dérouler tout au long de l’entretien avec le collaborateur :

• O (Observation) : Observations concrètes et objectives sur les comportements et les résultats du collaborateur.
• F (Facteur) : Explication des conséquences positives ou négatives de ces comportements et résultats sur l’entreprise ou sur les autres employés.
• F (Feeling / Sentiments) : Partage de vos propres sentiments sur les comportements et les résultats observés.
• R (Requête) : Demander des changements spécifiques pour améliorer les comportements ou les résultats.
• I (Impact) : Discuter des avantages pour le collaborateur, l’entreprise et les autres employés de réaliser les changements demandés.
• R (Reconnaissance) : Reconnaître les réussites et les efforts du collaborateur, même s’il y a des domaines à améliorer.

Cette méthode permet de donner un feedback complet et constructif en se concentrant sur les comportements et les résultats observés, les conséquences pour l’entreprise et les autres employés, et les actions à entreprendre pour améliorer les choses.

Une autre méthode, la méthode du Feedback sandwich consiste à entourer une critique négative ou une suggestion d’amélioration de deux éléments positifs. Cela permet de donner des commentaires constructifs tout en maintenant une attitude positive et une bonne communication au sein d’une équipe ou d’un groupe. Par exemple, si un employé a commis une erreur, au lieu de le critiquer directement, vous pourriez dire : « J’ai remarqué que tu as fait un excellent travail sur ce projet, mais j’ai observé que tu as commis cette erreur. Cependant, je sais que tu es capable de la corriger pour la prochaine fois. « 
Cette méthode permet de donner des commentaires honnêtes tout en maintenant une attitude positive et une bonne communication.

Il est important de noter qu’aucun jugement ne doit être porté durant ce processus : les feedbacks doivent être donnés de manière objective, sans aucun jugement personnel ou émotionnel. Les sentiments exprimés doivent être des sentiments professionnels et non des opinions personnelles. Enfin, les demandes de changement doivent être spécifiques et réalisables (i.e. objectifs les plus S.M.A.R.T. possible), et leur impact doit être décrit de manière objective.

Gérer les réactions aux feedbacks

Il est tout aussi essentiel pour les managers de savoir recevoir des feedbacks de leurs collaborateurs que d’en donner. Pour recevoir des feedbacks efficacement, il est important de suivre les étapes suivantes :

• Soyez ouvert : soyez ouvert d’esprit et disposé à entendre les commentaires des collaborateurs, même s’ils sont difficiles à entendre ;
• Écoutez activement : écoutez attentivement les commentaires des collaborateurs, en leur donnant votre pleine attention et en répondant à leurs questions ;
• Soyez reconnaissant : soyez reconnaissant envers les collaborateurs qui prennent le temps de vous donner des feedbacks, en les remerciant pour leur temps et leur sincérité ;
• Soyez honnête : soyez honnête sur vos réactions aux feedbacks reçus, en donnant une réponse honnête et en expliquant vos points de vue ;
• (Ré)Agissez : agissez sur les feedbacks reçus, en mettant en place des actions pour améliorer vos performances et en informant les collaborateurs des actions que vous avez entreprises.

Le mot de la fin

Pour intégrer et maintenir une culture de feedback dans l’entreprise, il est important pour les managers de :

• Promouvoir l’importance des feedbacks : Promouvoir l’importance des feedbacks auprès de tous les employés, en expliquant les avantages pour les individus et pour l’entreprise.
• Encourager les feedbacks : Encourager les collaborateurs à donner et recevoir des feedbacks régulièrement, en leur offrant des opportunités pour partager leurs pensées et leurs idées.
• Créer un environnement sûr : Créer un environnement sûr pour les collaborateurs, où ils se sentent à l’aise pour donner et recevoir des feedbacks, sans crainte de représailles.
• Faire de la rétroaction un processus continu : Faire de la rétroaction un processus continu, en organisant des réunions régulières, des entretiens annuels, et en encourageant les employés à donner des feedbacks à tout moment.
• Intégrer les feedbacks dans les performances : Intégrer les feedbacks dans les performances des employés, en utilisant les informations pour évaluer les performances et pour développer les employés.
• S’assurer que les feedbacks sont utilisés : S’assurer que les feedbacks sont utilisés pour améliorer les performances et les relations, en informant les collaborateurs des actions qui ont été prises suite aux feedbacks reçus.